Dokumenten Management Systeme
Dokumenten Management System
Das Büro von morgen kommt ohne Papier aus.
Traum oder Wirklichkeit?
Unsere Antwort: Mit DMS gehen Sie den ersten Schritt.
Der übliche Aufwand rund um den täglichen Posteingang ist hoch. Mit einem DMS wird die eingescannte Post systematisch erfasst und verteilt. Dabei können jedem Dokument automatisch auch gleich entsprechende Schlüsselsuchwörter zugeordnet werden, die das Auffinden in naher oder ferner Zukunft deutlich erleichtern.
Ein weiterer Vorteil, den ein DMS mit sich bringt, ist das Hinzufügen von Versionsangaben zum Dokument. Damit wird die Nachvollziehbarkeit bei der Bearbeitung der Dokumente geschützt. Gleichzeitig wird das simultane Bearbeiten der Dokumente reduziert und das ungewollte Löschen von Dokumenten unterbunden: Die "alten" Versionen werden aufbewahrt.
Moderne DMS erlauben es, bestehende Geschäftsprozesse digital abzubilden, die IT-Arbeitsabläufe (Workflows) zu definieren und zu steuern. Zum Beispiel kann die Abwesenheitsmeldung über ein elektronisches Formular gesteuert werden. Ein Mitarbeiter der Firma füllt das Abwesenheitsformular aus und sendet es seinem Vorgesetzten. Dieser wiederum prüft und unterzeichnet das Gesuch und leitet es weiter an die Assistentin. Diese trägt die Information in der Abwesenheitsliste ein. Je nach Prozessmanagement ist das gleiche Formular nun drei Mal irgendwo gespeichert.
Im DMS kann ein entsprechender Workflow definiert werden, damit ein im Archiv gespeichertes Formular sequenziell und in zuvor abgestimmter Form abgearbeitet wird. Die in der definierten Sequenz dafür vorgesehene(n) Person erhält eine Meldung, dass sie nun das entsprechende Dokument überarbeiten kann. Es bleibt bei einer Dokumentenversion.
So ist der erste grosse Schritt zum papierlosen Unternehmen mit einem DMS gemacht.