Heute scannt man riesige Papierarchive, um Dokumente zu digitalisieren und diese in Zukunft elektronisch verfügbar zu machen. Sie werden in elektronische Archive transferiert. Um sicherzustellen, dass eine korrekte Überführung vom Papier- auf das digitale Medium erfolgte, werden Massensignaturen zur Kontrolle und Bestätigung eingesetzt. Zusätzlich definieren Zeitstempel den Zeitpunkt der Überführung.

Qualifizierte Software verfeinert die gescannten Dokumente und speichert sie in einem Langzeitformat (TIFF oder PDF/A).

Im DMS und Archivierungssektor wird vorzugsweise das Massenscanning eingesetzt. Mit speziellen Scannern und Programmen werden zum Beispiel Posteingang, Rechnungen und Barcodes in kürzester Zeit verarbeitet, sortiert, verschlagwortet, weitergeleitet und archiviert.

In Formularen können die Formularfelder identifiziert werden, so dass nur die gewünschten Daten weiterverarbeitet werden. Ein unnötiger Overhead wird dadurch vermieden, das erhöht die Produktivität. Die so gesammelten Daten können auch direkt in eine Datenbank oder in einer Datei gespeichert werden.


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